Muss ich meine Mails aufbewahren und sichern?

Ganz klares JA. Im pragmatischen Falle 7 Jahre – alle eingehenden und alle ausgehenden E-Mails. E-Mails zu Vertragsprozessen eigentlich sogar bis 3 Jahre nach Vertragsbeendigung. Das könnte mal früher bei kurzfristigen Verträgen sein und im Falle eines Mietvertrages über 10 Jahre, dann auch schon länger – nur lassen sich die E-Mails nicht so wirklich von einander trennen.

Aufbewahren heißt speichern, sichern heißt davon auch ein Backup zu haben, falls die Daten irgendwie verloren gehen sollten.

Das kommt aber nicht von der DSGVO sondern ist bereits im UGB vorgeschrieben. Jegliche Firmenkorrespondenz muss aufbewahrt werden, damit im Falle einer notwendigen Aufklärung darauf zurückgegriffen werden kann.

Folgendes ist sehr zu empfehlen:
Mitarbeiter dürfen den Firmenaccount nicht privat nutzen
Mit externer E-Mailarchivsoftware arbeiten
IMAP Protokoll nutzen (Daten liegen dann nicht am PC)
E-Mailprogramm nicht für das Archiv benutzen, da es garantiert nicht 7 Jahre abbilden kann (Speicherproblem – außer bei Outlook Exchange!)

212 UGB (Unternehmensgesetzbuch)
120 STGB (Strafgesetzbuch)

Links:

WKO Aufbewahrungsfristen & Löschung von Daten DSGVO

WKO Aufbewahrungspflichten Geschäftspapiere

 

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